Ab in den Urlaub mit digitalem Urlaubsantrag
Der Sommer ist da! Und über nichts unterhalten wir uns hier so gern, wie über unsere Urlaubspläne, auch wenn die in diesem Jahr etwas anders ausfallen. Was bisher meist missverständlicher und vor allem zeitraubender Zettelkram war kann nun vollautomatisiert gelöst werden. Urlaubsanträge lassen sich für Sie und Ihr Unternehmen mit SharePoint und Microsoft Flow ganz einfach lösen. Denn durch das Automatisieren vieler Arbeitsabläufe arbeiten Sie bei Ihren heiß ersehnten Urlaubsanträgen deutlich schneller und produktiver. Das gilt im Übrigen für den Antragsteller, als auch denjenigen, der den Antrag genehmigt.
Wir von Veroo Consulting beginnen bei unseren Kunden oftmals mit der Neustrukturierung einfacher, aber wichtiger Arbeitsabläufe, bei welchen die organisatorischen Prozesse zwar nicht besonders komplex erscheinen, dafür jedoch aber eindeutig definierbar sind und zeitlich nicht effizient. Produktivität beginnt oft genau dort – in Punkto Zeit und einfacher Handhabung. Ein treffendes Beispiel ist hierbei der ungemein vereinfachte Urlaubsantrag für Unternehmen mit der MS SharePoint Automatisierungslösung „Flow“. Wir erklären Ihnen wie!
UNSERE LÖSUNG MIT TOLLEN FEATURES
Was genau also beinhaltet dieser digitale Urlaubsantrag?
- Ein digitales Formular zum Stellen eines Urlaubsantrags
- Ein optimiertes Genehmigungsverfahren durch den Vorgesetzten
- Urlaube werden automatisch in einen Team-Kalender geschrieben
- Ihr Urlaub wird in den persönlichen Mitarbeiter-Kalender geschrieben
EINZELNE SCHRITTE DES WORK-„FLOWS“ IM DETAIL
Alle Features und die Vorgehensweise haben wir für Sie in die unterschiedlichen Schritte aufgeschlüsselt.
1. Individuell ihre Felder im digitalen Formular hinterlegen
Das Formular für den Mitarbeiter wird durch eine einfache SharePoint-Liste umgesetzt. Diese lässt sich einfach und beliebig um die benötigen Felder erweitern und auch bestimmte Berechnungen sowie Feld-Einschränkungen lassen sich ohne Code und Expertenwissen nachtragen. Ein Beispiel für eine solche Liste sehen sie anbei:
Bei Bedarf kann der Mitarbeiter dann sogar Dateien an dieses Formular anhängen. Dies kann zum Beispiel bei einem Sonderurlaub benötigt werden.
2. Genehmigungsverfahren auf „Knopfdruck“
Das Genehmigungsverfahren wird für jeden neuen Antrag in der SharePoint-Liste automatisch ausgelöst. Der Flow-„Urlaubsantrag“ kann hierbei zunächst einige Standards automatisch nachprüfen, wenn diese vom Unternehmen gewünscht sind, bevor es überhaupt weiter ins Genehmigungsverfahren geht. Ein Beispiel hierfür wären festgelegte „Urlaubsperren“ zu bestimmten Zeiten.
Diese Genehmigung hat folgende Vorteile:
- Der Genehmiger kann direkt aus der Genehmigungsemail genehmigen, muss also nicht sein gewohntes Outlook-Umfeld verlassen
- Die Genehmigung kann auch in Microsoft Teams oder direkt auf dem Smartphone in der „Flow-App“erledigt werden ( #timesaver )
- Kommentare und/oder eine Weiter-Delegation des Genehmigungsverfahrens sind ebenso möglich, wie die direkte Einsicht der Urlaubsdaten
Ansicht der direkten Genehmigung im E-mail-Body
Ansicht der direkten Genehmigung in der Flow-App
3. Automatische Eintragung in Kalender
Nachdem der Urlaubsantrag genehmigt wurde trägt der „Flow“ den Urlaub in den zentralen Urlaubskalender des Teams ein. Somit hat das ganze Team und vor allem der Teamlead die Übersicht über alle Urlaube, die anstehen. Überraschungen sind also ausgeschlossen.
4. Automatische Eintragung im Mitarbeiter-Kalender
Der Urlaub des jeweiligen Mitarbeiters wird ebenso in den persönlichen Mitarbeiter-Kalender geschrieben, sodass dieser hier als „abwesend“ / „außer Haus“ erscheint.
VORTEILE AUF EINEN BLICK
Die Vorteile unserer Urlaubs-„Flows“:
+ Schnell implementiert
+ Beliebig erweiterbar
+ Standard-Software und gewohntes Office365 bzw. SharePoint-Umfeld. Ihre Benutzer sind in ihrem gewohnten Umfeld tätig und bedienen diese Funktionen von ihrer gewohnten Benutzeroberfläche aus.
Sie wollen mehr über „flows“ wissen, dann lesen sie hier:
https://www.veroo-consulting.com/microsoft-flow-vereinfachen-sie-ihre-arbeit-mit-flows
