WIR DIGITALISIEREN
IHREN POSTEINGANG
MIT MIRCROSOFT 365
Wenn Mitarbeiter im Home-Office sind und Arbeiten hybrid funktionieren muss häuft sich „physische Post“ – sprich die Geschäftspost – unkoordiniert und in Massen. Die bearbeitenden Personen sehen sich neuen Herausforderungen gegenübergestellt, denn hierbei geht es bei der Weiterverarbeitung nicht nur um die Verteilung an die entsprechenden Personen, sondern oftmals auch um Diskretion, um Unterschriften, um die Absegnung durch verschiedene Instanzen, um Berechtigungen und die Ablage und möglicherweise auch Beantwortung an Dritte oder Externe.
Um diese neuen Herausforderungen in einem digitalen, oftmals vollständig virtuellen Prozess abbilden zu können arbeiten wird bereits seit Jahren erfolgreich auf Basis der Microsoft 365 Dienste mit unserem „Digitalen Posteingang“ auf Basis dieser Tools. Wie Sie also dennoch mit wenig Man- oder Women-Power Ihre Post bearbeiten können und teure Kurierkosten sparen, unnötige neue Software nicht benötigen, sicher, einfach und in Ihren bekannten Tools arbeite können, zeigen wir Ihnen mit unserer Lösung. Wir digitalisieren Ihren Posteingang.
WIE GENAU GEHT DAS KURZ ERKLÄRT?
Dokumente und eingegangene Briefe werden vor Ort digital erfasst und in übersichtlichen Bibliotheken zugänglich gemacht. Die zuständige Assistenz, die momentan den Posteingang im Back-Office nicht übernehmen kann, steuert diesen dann ganz komfortabel ortsunabhängig.
AUSGANGSSITUATION
Wir haben also folgendes Problem:
- Mitarbeiter sitzen im Home-Office und kommen nicht an Ihre Post
- Die zuständige Person zur Postverteilung ist vielleicht nicht einmal vor Ort oder wechselt
- Die Verteilung der Post entfällt, Post häuft sich unkoordiniert
- Per E-Mail wäre die Zustellung ein einziges Durcheinander
- Eine Kurier-Zustellung ist viel zu teuer
- Sicherheit muss gewährleistet werden
- Sie wollen keine neue Insellösung und neue Software
- Das Ganze soll in Echtzeit, ortsunabhängig und flexibel funktinieren
- Prozesse oder Unterschriftenabfolgen sollen sogar automatisiert laufen
- Zuordnungen zu Personen soll automatisch erfasst werden
- Die Datenablage soll koodiniert ablaufen
- … und vieles mehr
Dann haben wir für Sie die Lösung und können zahlreiche weitere Wünsche, die individuell für Ihr Unternehmen wichtig sind mit einbauen. All das mit Ihren Microsoft 365 Lizenzen und den bekannten Tools Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive und Co.
VORTEILE
- Schnelle Verteilung und Erfassung der Post/Geschäftsbriefe
- Einfache Weiterbearbeitung
- Kosteneinsparung und Zeiteinsparung
- Automatisierungsmöglichkeiten
- Ortsunabhäniger Zugriff auf die digitalisierten Geschäftsbriefe
- Volltextsuche und Indizierung
- Metadatenverwaltung
- Digitale Prozessabbildung
- Arbeiten in Echtzeit
- Kein Zettelkram mehr
- Datenablage koordiniert und strukturiert
- Arbeiten auf bekannter Oberfläche
- Keine Insellösung
- Einbindung in MS Teams und SharePoint
- Transparent, sicher mit Anbindung an Ihre firmeninterne Kommunikation, Kooperation und Kollaboration
- Mobilität und Flexibilität
Was ist ein digitaler Posteingang?
Wie bereits erwähnt betrachten wir die Problematik, dass noch immer zahlreiche, postalisch zugestellte Geschäftsbriefe sich im Office häufen. Hier bei den entsprechenden Mitarbeitern, an zentraler Stelle oder in einem Sekretariat. Hierbei geht es also um physische, gedruckte Dokumente und nicht um elektronische Briefe, wie E-Mails. (Auch diese können in das neue System integriert und passend mit abgelegt werden).
Wir wollen diese postalisch zugesandten Briefe nun durch ein ausgeklügeltes Verfahren erfassen, digitalisieren und per Dokumenten-Management System an den zuständigen Empfänger zustellen.
Die Stadtwerke Giengen arbeiten bereits seit geraumer Zeit mit dieser Lösung.
Anwenderbeispiel: Digitaler Posteingang bei den Stadtwerken Giengen.
Die SWG gehen direkt mit dem Puls der Zeit. Sie erkannten die Problematik der Posteingangsverarbeitung aufgrund der noch immer aktuellen Home-Office Situation und ergriffen die Chance nachhaltiger Verbesserung der Situation. Sie wurde die Digitalisierung ihres Posteingang ausgebaut, um dies unternehmensweit und standortübergreifend einzusetzen. Wir greifen dieses Beispiel auf.
Digitalisieren Sie ihren Posteingang
in 3 Schritten
1.Digitalisierung
- Die eingehende Post wird an zentraler Stelle digitalisiert. Mit einem Dokumenten-Scanner werden Briefe blitzschnell erfasst.
- Die Funktionen zur Dokumenten-Trennung und die Texterkennung sind hierbei wichtig für einen schnellen und reibungslosen Ablauf.
- Dokumenten-Trennung bedeutet hierbei, dass auch wenn mehrere Briefe in einem Stapel gescannt werden und diese stellenweise mehrere Seiten haben, jeder Brief separat als einzelnes PDF erfasst und abgespeichert wird.
- Die gescannten Dokumente werden automatisch nach SharePoint in die Posteingangs-Bibliothek hochgeladen.
2. Verteilung der Post
Die mit dem Posteingang beauftragten Personen können nun einfach und schnell die Post sichten und entscheiden ob dies:
- einer Person
- oder einer Abteilung
zugestellt werden soll.
Die digitalisierte Post befindet sich zunächst an zentraler Stelle:
Der bearbeitende Mitarbeiter kann bequem und einfach die Post zuteilen. Wahlweise geht dies über die Einzelbearbeitung in der sich von Dokument zu Dokument durchgearbeitet (geklickt) werden kann. Ein Beispiel finden Sie in der folgenden Grafik.
Möglich ist das Ganze aber auch etwas schneller, indem mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.
Ist die Abteilung oder die Person ausgewählt wird die Post in die Bibliothek und den Ordner der jeweiligen Abteilung weitergeschoben. Diese Bibliotheken berücksichtigen natürlich das Berechtigungskonzept, sodass nur Abteilungsmitglieder oder die Person selbst Zugriff auf dieses Dokument hat.
Im folgenden Video zeigen wir Ihnen den Ablauf der Postverteilung:
3. Postempfang
Der Mitarbeiter (oder die Abteilung) für den/die das jeweilige digitale Dokument bestimmt ist empfängt je nach Wunsch für jede Post eine einzelne Nachricht oder eine gesammelte Nachricht für alle neuen Briefe, die eingegangen sind.
Die Briefe für eine bestimmte Abteilung gehen im Beispiel der Stadtwerke Giengen direkt an das Abteilungs-Team „UE“ in Microsoft Teams:
Ist ein Dokument oder Brief fälschlicherweise bei einer Person gelandet, die dafür gar nicht zuständig ist, kann diese auf dieselbe Weise wie wir die Postverteilung in „Schritt 2 – Verteilung der Post“ erläutert haben, das Dokument in eine andere Abteilung oder an eine andere Person weiterschieben.
Ansicht des Posteingangs eines Mitarbeiters:
Ihre Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes in der Übersicht
I. Versionierung und Protokollierung:
Jede Weitergabe oder Änderung am Dokument wird mitgeschrieben und protokolliert:
II. Automatische Texterkennung:
Die gescannten Dokumente sind nicht einfach nur „Bilddateien“, sondern die OCR-Engine erkennt die im Dokument enthaltenen Texte, sodass diese auch wieder kopiert und weiterverarbeitet werden können. Zum Beispiel in der Suche!
III. Volltextsuche und Indizierung
Sie suchen einen Brief oder eine Rechnung? Nutzen Sie die Stärken von SharePoint wie zum Beispiel die Volltextsuche und finden Sie schnell die Dokumente, die Sie brauchen. Die folgende Grafik veranschaulicht eine Beispielsuche.
Natürlich immer unter Berücksichtigung der Berechtigungsstufe!
Sie sind begeistert von den Möglichkeiten eines digitalen Posteingangs?
Der digitale Posteingang ist Grundlage für einen digitalen Rechnungseingang. In den nächsten Tagen zeigen wir Ihnen unsere Lösung für den digitalen Rechnungseingang in einem weiteren Content. Gerne helfen wir auch Ihnen, mehr aus Ihrer IT zu machen. Melden Sie sich!